Segundo o Código Civil, há a obrigatoriedade do síndico em convocar assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção. O objetivo da reunião é aprovar o orçamento do novo ano, aprovar o valor da taxa de condomínio, eleição de novo síndico e entre outras providências.
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
Na maioria dos condomínios esta reunião, que é a assembleia ordinária, tem em suas convenções a data que compreende entre janeiro e março de cada ano para sua realização.
Portanto, o síndico deve ficar atento antes do final do ano em relação ao prazo determinado em sua convenção e convocar esta com a antecedência mínima exigida, geralmente dez dias.
A assembleia para tratar principalmente dos seguintes assuntos:
Prestação de contas do ano findo
Antes de submeter a aprovação das contas do ano que se encerra, o síndico deve solicitar ao Conselho Fiscal o devido parecer, para que seja submetido aos condôminos para aprovação final.
Aprovação do orçamento para o novo ano
O síndico deve, com a colaboração da empresa administradora e com base nos gastos do ano anterior, elaborar o orçamento para o novo ano, montando a planilha de custos além de levantamento das obras de manutenção e atualização dos equipamentos.
Este procedimento se chama “orçamento” e não deve prever apenas os gastos que irão compor a taxa de condomínio, mas também, o reflexo da inadimplência, afinal de contas, problemas financeiros em condomínios não são fatos raros de acontecer.
O síndico quebra a cabeça durante todo ano, tentando manter em dia todas as contas e ainda realizar todas as manutenções e reformas necessárias.
A inadimplência é a maior causadora desse desgaste no caixa dos condomínios. Medidas contra a falta de pagamento da taxa condominial nunca são suficientes para derrotar de vez o problema. Imagine só, o síndico conseguiu colocar em dia todas as contas.
De repente, acontece um imprevisto e aparece uma reforma para fazer. Então, este paciente administrador de condomínios verifica o caixa e percebe que está zerado. Para começar o ano bem, o síndico precisa fazer um balanço de gastos do ano que se encerra. Assim, ele sabe o quanto se tem em caixa, se existem contas atrasadas ou se os prestadores de serviço tem dinheiro a receber.
Depois, o síndico precisa ponderar os custos fixos, analisando cuidadosamente os gastos extras do último exercício, mantendo um fundo de reserva para despesas emergenciais de grande vulto.
Este dinheiro da reserva não pode ficar parado numa conta corrente. Ele deve ser aplicado em poupança ou fundo de renda fixa. Essa programação necessita de um acompanhamento mensal, analisando criteriosamente cada débito.
Os condomínios que estão terminando o ano no vermelho devem se programar melhor para o novo ano. Os reparos e manutenções preventivas em elevadores, caixas d’água, encanamentos, portões e equipamentos de segurança evitam gastos com reformas completas.
Anualmente, o síndico tem a obrigação de prestar contas por meio de relatório dos gastos, recebimentos, saldo da reserva e contas bancárias. A transparência dá credibilidade ao serviço do administrador e deixa os condôminos mais tranquilos.
Fonte: Sindiconet